Глоссарий — это словарь терминов, используемых в определенной области знаний, проекте или организации. Ручная регистрация глоссария может быть важным процессом для обеспечения точности, контроля качества и соответствия специфическим требованиям проекта. Однако этот метод имеет свои преимущества и недостатки, которые мы рассмотрим.

На нашем опыте мы продемонстрируем необходимость создания глоссария для своей документации. Мы выбрали ручной метод регистрации терминов, чтобы гарантировать высокую точность и соответствие корпоративным стандартам.

Наша компания столкнулась с рядом проблем при работе над новым проектом, связанных с отсутствием единого подхода к использованию терминологии:

• Неоднозначность терминологии: Разные отделы использовали разные определения одного и того же термина, что приводило к путанице.
• Отсутствие стандартизации: Новые сотрудники испытывали трудности с пониманием внутренней терминологии.
• Ошибки в документации: Из-за несоответствия терминов возникали ошибки в технической документации и коммуникации между командами.
• Сложность автоматизации: Автоматизированные инструменты для создания глоссария не могли учитывать специфику проекта и требовали значительных временных затрат на настройку.
• Эти проблемы создавали риски для успешного завершения проекта, увеличивали время на координацию и снижали общую эффективность работы.

Основная цель создания единого глоссария::

• Стандартизировать использование терминов внутри компании.
• Обеспечить ясность и однозначность в документации и коммуникации.

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

• Создать список ключевых терминов, используемых в проекте.
• Разработать четкие определения для каждого термина.
• Организовать процесс ручной регистрации терминов для контроля качества.
• Обеспечить доступность глоссария для всех участников проекта.

Мы решили использовать ручной метод регистрации глоссария, так как он позволял достичь максимальной точности и контроля. Процесс был организован следующим образом:

Этап 1: Сбор данных

• Была поставлена задача консультантам по регистрации неизвестных терминов и аббревиатур.
• Зарегистрированные консультантами термины и аббревиатуры были вынесены на обсуждение рабочей группе.

Этап 2: Разработка определений

• Для каждого термина было разработано четкое определение, согласованное всеми участниками рабочей группы.
• Термины были классифицированы по категориям и причинам их возникновения (например, технические, маркетинговые, юридические).

Этап 3: Ручная регистрация

• Глоссарий был создан в формате таблицы (Excel).
• Каждый термин был внесен вручную с указанием его определения, контекста использования и примеров.
• Была внедрена система проверки: каждый термин проходил двухэтапную проверку (первичный ввод + экспертная проверка).

Этап 4: Распространение глоссария

• Глоссарий был интегрирован в КИС (корпоративная информационная система) компании.
• Проведены обучающие сессии для сотрудников, чтобы объяснить важность использования глоссария.
• Создан удобный интерфейс для поиска терминов (через внутренний поиск).

После внедрения глоссария мы добились следующих результатов:

• Улучшение коммуникации : Путаница в использовании терминов сократилась на 80%.
• Снижение количества ошибок : Количество ошибок в документации уменьшилось на 85%.
• Повышение удовлетворенности сотрудников : Сотрудники отметили, что работа стала более комфортной благодаря четким определениям.
• Гибкость системы : Возможность вносить изменения вручную позволила быстро адаптировать глоссарий под новые требования проекта.