«Ранее заполнение бизнес-требований выглядело как сложная головоломка:
• Непонятно, что именно нужно: “Проект? Ну, это что-то важное…”
• Данные терялись в бумагах: “Где мой номер документа?”
• Статусы документов: “А что, если он не подписан?”.
Сотрудники тратили часы на заполнение форм, а клиенты не могли понять, где их требования.»

Как мы всё исправили
Кликабельные вкладки вместо бесконечных таблиц:
Вкладка "Основное" — вся информация в одном месте:

• Проект: чёткое определение, к какому проекту относится документ.
• Тип источника бизнес-требования: классификация, позволяющая быстро понять, какой именно документ заполняется.
• Цель документа: ясное обозначение, зачем создаётся данный документ.
• Целевая задача: конкретная задача, которую необходимо решить с помощью этого документа.
• Статус документа: актуальный статус (например, “На рассмотрении”, “Подписан”).
• Номер документа: уникальный идентификатор для отслеживания.
• Раздел порядка: указание на порядок, в котором будет рассматриваться документ.

Вкладка "Предметы встреч" — структурированная информация о встречах:

• Проект: повторение для ясности, к какому проекту относится предмет.
• Источник бизнес требования: откуда поступило требование.
• Предмет встречи: конкретная тема обсуждения.
• Добавлено в процесс: дата и время, когда предмет был добавлен в процесс.
• Длительность (минут): сколько времени было потрачено на обсуждение.
• Качество проработки предмета встречи: оценка того, насколько детально был проработан вопрос.
• Факт дата и время окончания рассмотрения предмета встречи: точное время завершения обсуждения.

Вкладка "Бизнес единицы" — информация о пользователях и их ролях:

• Пользователь: кто именно участвовал в обсуждении.
• Бизнес единица: к какой бизнес-единице относится пользователь.
• Отметка присутствия: кто был на встрече, а кто отсутствовал.
• Роль пользователя: какая роль была у пользователя на встрече (например, ведущий, участник, наблюдатель).

Мы решили использовать ручной метод регистрации глоссария, так как он позволял достичь максимальной точности и контроля. Процесс был организован следующим образом:

Этап 1: Сбор данных

• Была поставлена задача консультантам по регистрации неизвестных терминов и аббревиатур.
• Зарегистрированные консультантами термины и аббревиатуры были вынесены на обсуждение рабочей группе.

Этап 2: Разработка определений

• Для каждого термина было разработано четкое определение, согласованное всеми участниками рабочей группы.
• Термины были классифицированы по категориям и причинам их возникновения (например, технические, маркетинговые, юридические).

Этап 3: Ручная регистрация

• Глоссарий был создан в формате таблицы (Excel).
• Каждый термин был внесен вручную с указанием его определения, контекста использования и примеров.
• Была внедрена система проверки: каждый термин проходил двухэтапную проверку (первичный ввод + экспертная проверка).

Этап 4: Распространение глоссария

• Глоссарий был интегрирован в КИС (корпоративная информационная система) компании.
• Проведены обучающие сессии для сотрудников, чтобы объяснить важность использования глоссария.
• Создан удобный интерфейс для поиска терминов (через внутренний поиск).