Глоссарий — это список непонятных слов и аббревиатур с объяснениями, которые используются в каком-то проекте или компании. Иногда такие глоссарии составляют вручную. Это помогает лучше разобраться, что значит каждое сложное слово, и убедиться, что все участники говорят на одном языке.

Мы часто сталкиваемся с рядом проблем при работе над новым проектом, связанных с отсутствием единого подхода к использованию терминологии - мы не понимаем язык заказчика, а он наш.

• Разные отделы использовали разные определения одного и того же термина, что приводило к путанице.
• Новые сотрудники испытывали трудности с пониманием внутренней терминологии.
• Ошибки в документации: Из-за несоответствия терминов возникали ошибки в технической документации и коммуникации между командами.
• Сложность автоматизации: Автоматизированные инструменты для создания глоссария не могли учитывать специфику проекта и требовали значительных временных затрат на настройку.

Например: среди участников проекта наблюдалась неоднозначность в понимании ключевых терминов: "Договор", "Договорной документ", "Контракт".

Мы решили использовать ручной метод регистрации глоссария, так как он позволял достичь максимальной точности и контроля. Процесс был организован следующим образом:

Этап 1: Сбор данных

• Была поставлена задача консультантам по регистрации неизвестных терминов и аббревиатур в СПБП.
• Зарегистрированные консультантами термины и аббревиатуры были выгружены из системы и вынесены на обсуждение рабочей группе.
• На этапе добавления терминов и аббревиатур в КИС был реализован функционал включения/исключения объекта для отображения только согласованных объектов и исключения дублей.

Этап 2: Разработка определений

• Для каждого термина было разработано четкое определение, согласованное всеми участниками рабочей группы.
• Термины были классифицированы по категориям и причинам их возникновения (например, технические, маркетинговые, юридические).
• Была внедрена система проверки: каждый термин проходил двухэтапную проверку (первичный ввод + экспертная проверка).

Этап 3: Распространение глоссария

• Глоссарий был интегрирован в КИС (корпоративная информационная система) компании.
• Проведены обучающие сессии для сотрудников, чтобы объяснить важность использования глоссария.
• Создан удобный интерфейс для поиска терминов (через внутренний поиск).

После внедрения единого глоссария мы добились следующих результатов:

• Путаница в использовании терминов сократилась, что улучшило коммуникацию между сотрудниками и отделами.
• Количество ошибок в документации уменьшилось.
• Сотрудники отметили, что работа стала более комфортной благодаря четким определениям.
• Возможность вносить изменения вручную позволила быстро адаптировать глоссарий под новые требования проекта.
• Выгрузка отчета "Глоссарий проекта" отображает все элементы справочника: "Код элемента", "Сокращение", "Расшифровка", "Дата создания", "Количество применений сокращения".