Адрес: 117292, г. Москва, ул. Ивана Бабушкина, д. 16а
Телефон: +7 (965) 363 55 78
Кейс: "Регистрация бизнес-требований выявленных при работе с входящей проектной документацией (учетная политика)"
Введение
Ранее процесс анализа учетной политики предприятия и ее влияния на автоматизируемые процессы был сложным и трудоемким из-за следующих причин:
  1. Все участники проекта читали учетную политику по-своему и начинали анализ с разных разделов.
  2. Бизнес-требования, вытекающие из различных разделов учетной политики, фиксировались хаотично, без должного анализа их консистентности, регистрации и структуризации.
Это приводило к потерям информации, дублированию усилий и отсутствию прозрачности связей между требованиями, процессами и их источниками. Особенно остро проблема проявлялась на крупных проектах, где архитекторы становились ключевым звеном в процессе сбора и систематизации данных, однако отсутствие инструментов для эффективной координации участников команды замедляло общий процесс.
Данный кейс описывает опыт реализации функционала регистрации бизнес-требований в рамках учетной политики предприятия с использованием СПБП (Система проектирования бизнес-приложений). Система не только позволила структурировать требования, но и помогла решить ряд ключевых проблем, таких как автоматизация процессов, обеспечение прозрачности связей между требованиями и их источниками, а также создание удобных инструментов для анализа и мониторинга.
Проблема
При работе с учетной политикой предприятия были выявлены следующие проблемы:

  1. Отсутствие единой системы регистрации бизнес-требований: Требования из разных источников фиксировались хаотично, без единого подхода. Это приводило к потерям информации и дублированию усилий.
  2. Низкая прозрачность связей между требованиями, процессами и их типами: Не было четкой привязки бизнес-требований к конкретным категориям (например, алгоритмы расчета, данные, интеграция).
  3. Трудности с координацией работы архитекторов и консультантов: Архитекторы становились ключевым звеном в процессе сбора и систематизации данных, однако отсутствие инструментов для эффективной координации участников команды замедляло общий процесс.
  4. Сложности в анализе требований: Отсутствие структуризации и отчетности затрудняло анализ бизнес-требований и контроль их выполнения.
  5. Неэффективное взаимодействие между отделами: Отсутствие единого подхода к работе с требованиями создавало трудности в координации действий между подразделениями.
Как правило, требования регистрировались в Excel, причем каждый консультант делал это отдельно. Затем данные каждого консультанта нужно было сводить воедино, что значительно усложняло процесс и увеличивало вероятность ошибок.
Цели и задачи
Цель:
Создание эффективной системы для регистрации и управления бизнес-требованиями, выявленными при формировании учетной политики предприятия, с использованием СПБП.
Задачи:
  1. Разработать методологию регистрации бизнес-требований с привязкой к их типам (например, алгоритмы расчета, данные, интеграция, отчетность, методологическое обеспечение).
  2. Обеспечить связь между требованиями, процессами и источниками в рамках СПБП.
  3. Автоматизировать процессы сбора, классификации и мониторинга требований.
  4. Создать аналитические отчеты для детального анализа бизнес-требований, позволяющие:
  • Выявлять требования, привязанные к конкретным источникам (например, разделам учетной политики).
  • Определять текущий статус каждого требования (в работе, завершено, отклонено).
  • Назначать ответственных за выполнение требований сотрудников.
  • Анализировать разделы учетной политики, к которым не были созданы требования, чтобы определить пропущенные или нерелевантные области.
5. Оптимизировать процессы работы с требованиями и сократить временные затраты на их обработку.
6. Обеспечить удобные инструменты для архитекторов и консультантов, позволяющие им эффективно координировать свои действия.
Решение
Для решения выявленных проблем были предприняты следующие шаги:
  1. Исследование текущих процессов:
  • Проведен детальный анализ существующих методов работы с требованиями. Выявлены слабые места, включая отсутствие единой системы регистрации и координации между отделами.
2. Разработка методологии регистрации и структуризации требований:
  • Создана система для четкого разделения требований по категориям (например, алгоритмы расчета, данные, интеграция), что упрощает их поиск и анализ.
  • Определены правила регистрации, хранения и контроля выполнения требований.
  • Введены стандарты для анализа и последующего использования требований.
3. Автоматизация процессов в СПБП:

  • Внедрена специализированная информационная система, обеспечивающая связь между требованиями и их источниками, такими как разделы учетной политики.
  • Реализована возможность классификации требований, назначения ответственных лиц и отслеживания их статуса в режиме реального времени.
  • Разработан удобный интерфейс, позволяющий сотрудникам и заинтересованным сторонам легко отслеживать статус выполнения требований.
  • При регистрации требования форма позволяет просмотреть и перейти к связанным задачам, а также увидеть, какие требования были созданы на их основе.
4. Обеспечение согласованности между отделами:

  • Внедрен единый подход к работе с требованиями, что устраняет разногласия и улучшает взаимодействие между подразделениями.
  • Архитекторы получили инструменты для контроля процесса проработки требований, опираясь на числовые показатели и статусы.
  • Консультанты смогли работать асинхронно, используя единый контекст системы, что исключило необходимость постоянной синхронизации.
5. Создание аналитических отчетов:

  • Разработаны инструменты для формирования аналитических отчетов, предоставляющих комплексный обзор бизнес-требований.
  • Отчеты позволяют:
Детализировать источники требований и их связи с разделами учетной политики.
Отслеживать статус выполнения каждого требования.
Определять ответственных за выполнение требований сотрудников.
Выявлять разделы учетной политики, к которым не были созданы требования, чтобы определить пропущенные или нерелевантные области.
  • Гибкая настройка отчетов позволяет применять фильтры и группировки для детального анализа данных в зависимости от задач.
6. Обучение сотрудников:
  • Проведены тренинги для сотрудников по работе с СПБП, включая регистрацию требований, использование отчетов и анализ данных.

Результат

В результате внедрения системы регистрации бизнес-требований в рамках учетной политики предприятия с использованием СПБП были достигнуты следующие результаты:

  1. Эффективная регистрация требований: Все требования теперь фиксируются в единой системе с четкой привязкой к их типам и источникам.
  2. Прозрачность связей: Установлена четкая связь между требованиями, процессами и источниками, что упрощает анализ и контроль.
  3. Удобство анализа: Аналитические отчеты в СПБП позволяют легко просматривать источники бизнес-требований, их статус, тип и ответственных лиц, что способствует принятию обоснованных решений.
  4. Оптимизация ресурсов: Автоматизация процессов снизила нагрузку на сотрудников и ускорила работу с требованиями.
  5. Укрепление межотдельного взаимодействия: Единый подход к работе с требованиями улучшил координацию действий между подразделениями.
  6. Поддержка архитекторов и консультантов: Архитекторы смогли сосредоточиться на стратегических задачах, а консультанты — на детальной проработке требований, благодаря автоматизации и инструментам СПБП.
Вывод
Внедрение функционала регистрации бизнес-требований в рамках учетной политики предприятия с использованием СПБП стало значительным шагом вперед в управлении проектными процессами. Автоматизация и структуризация данных позволили не только решить ключевые проблемы, но и значительно повысить общую эффективность работы с требованиями.

Прозрачность связей между требованиями, процессами и источниками устранила хаотичность в регистрации и анализе данных. Благодаря четкой классификации требований и их привязке к конкретным источникам (например, разделам учетной политики), сотрудники получили возможность легко находить нужную информацию и контролировать выполнение задач.

Аналитические отчеты стали важным инструментом для анализа бизнес-требований. Они предоставляют детальную информацию о текущем статусе каждого требования, ответственных лицах и их источниках, что способствует принятию обоснованных решений на всех этапах работы. Это особенно важно для крупных проектов, где сложность и объем данных часто становятся препятствием для эффективного управления.

Автоматизация процессов в СПБП значительно снизила нагрузку на сотрудников, исключив рутинные операции и минимизировав вероятность ошибок. Архитекторы и консультанты смогли сосредоточиться на стратегических задачах, а единый подход к работе с требованиями улучшил координацию между отделами, что ранее было одной из основных проблем.

Кроме того, внедрение системы позволило оптимизировать временные затраты на обработку данных и анализ требований. Это привело к сокращению сроков выполнения задач и повышению качества результатов.

Таким образом, использование СПБП для регистрации и управления бизнес-требованиями в рамках учетной политики предприятия стало успешным примером того, как современные технологии могут трансформировать сложные процессы в удобные и эффективные решения. Этот опыт демонстрирует, что правильная организация работы с требованиями — это не просто инструмент повышения производительности, но и основа для успешной реализации любых бизнес-проектов.